E-Rechnung im B2B: Ende der Übergangsfristen

Deadline

31 December 202653 days to go

Status

adopted

Date

confirmed

Affects

shops selling to businesses

All entries

Ende 2026 endet laut UStG die erste Übergangsstufe für Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF im Inland; 2027 gilt das nur bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

Rechnungen für Leistungen an andere Unternehmen sind nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) als elektronische Rechnung auszustellen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss laut Bundesfinanzministerium der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format genügt, wenn sich die Angaben daraus richtig und vollständig in ein normgerechtes oder damit interoperables Format übertragen lassen. Rechnungen auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format heißen sonstige Rechnungen. Dazu zählt das Ministerium auch PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze; eine solche PDF-Rechnung ist also keine E-Rechnung.

Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa die Gewährung von Krediten oder die Vermietung von Grundstücken. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, dürfen nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Das gilt nach § 33 Satz 3 UStDV nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG. Besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, ist für die elektronische Übermittlung nach § 14 UStG die Zustimmung des Empfängers nötig.

Den Übergang regelt § 27 Abs. 38 UStG in Stufen. Maßgeblich sind zwei Daten: wann die Leistung ausgeführt und wann die Rechnung übermittelt wird. In der ersten Stufe dürfen Rechnungen für Leistungen aus den Jahren 2025 und 2026 noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier übermittelt werden. Stimmt der Empfänger zu, ist auch ein anderes elektronisches Format möglich.

Für Leistungen im Jahr 2027 folgt eine zweite Stufe mit denselben Erleichterungen bis zum 31. Dezember 2027. Nutzen können sie nur Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Unabhängig davon dürfen Rechnungen 2027 mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen Format ausgestellt werden, wenn sie per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden. Auch diese Sonderregel endet am 31. Dezember 2027.

What to check

Welches System erzeugt Ihre Rechnungen an Geschäftskunden: der Shop, die Warenwirtschaft oder die Buchhaltung?

Kann dieses System Rechnungen in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931 ausstellen, nicht nur als PDF?

Lag der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens im Jahr 2026 bei höchstens 800.000 Euro, sodass die zweite Übergangsstufe in Frage kommt?

Tauschen Sie Rechnungen mit Geschäftskunden per EDI aus, und haben diese zugestimmt?

Stellen Sie Geschäftskunden Rechnungen bis 250 Euro aus, für die die Regel für Kleinbetragsrechnungen gilt?

Haben Sie mit Ihrer Steuerberatung geklärt, welche Übergangsregel für Leistungen aus 2026 gilt, die Sie erst 2027 abrechnen?

Sources

History

31 December 2027 An diesem Tag enden die zweite Übergangsstufe und die Sonderregel für EDI.

31 December 2026 An diesem Tag endet die erste Übergangsstufe für Papierrechnungen und andere elektronische Formate.

29 June 2026 Das Umsatzsteuergesetz wurde zuletzt durch Art. 5 des Gesetzes von diesem Tag (BGBl. 2026 I Nr. 197) geändert, so der Stand-Vermerk der Gesetzesseite.

Guidance, not legal advice: we name the document, the deadline and the primary source. What applies in your case is for your legal adviser to judge.

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