Werbemittel bestellen, ohne die Kontrolle zu verlieren

Auf einen Blick

• Ausgangslage: Bestellungen von Werbematerial für den Außendienst liefen über persönliche Wege und banden Personal, ohne dass sich Kontingente in Echtzeit überblicken ließen.
• Lösung: Wir haben eine anpassbare Plattform auf etablierter Shop-Basis gebaut, auf der der Hersteller Mengen und Kundengruppen selbst steuert und alles automatisch am Lagerverwaltungssystem hängt.
• Ergebnis: Seit über einem Jahrzehnt im Einsatz für mehrere Pharma-Hersteller, mittlerweile erweitert um Zahlungsabwicklung und Buchhaltungsdaten für das gesamte Order-to-Cash.

Die Ausgangslage

Pharma-Hersteller statten ihren Außendienst mit Werbematerial aus: Kugelschreiber, Aufkleber, Displays, Messematerial. Dieses Material ist in der Produktion nicht umsonst, und nicht jede Vertriebsgruppe darf beliebig viel davon abrufen. Es braucht also eine Mengensteuerung, sonst bestellt am Ende jeder nach eigenem Ermessen.

Lange liefen diese Bestellungen über persönliche Wege. Ein Außendienstmitarbeiter meldet seinen Bedarf, jemand beim Hersteller oder beim Logistik-Dienstleister nimmt die Bestellung auf, bucht die Mengen und gleicht sie gegen die Bestände ab. Das funktioniert, bindet aber Personal und Aufmerksamkeit, und es lässt sich nur mühsam in Echtzeit überblicken, wer schon wie viel abgerufen hat. Der Logistik-Dienstleister, der die Materialien lagert und versendet, kam mit einem klaren Wunsch auf uns zu: eine Plattform, über die der Außendienst selbst bestellt, der Hersteller die Mengen selbst steuert und alles automatisch ins Lager läuft.

Unser Ansatz

Wir haben keine Wegwerf-Lösung pro Kunde gebaut, sondern eine anpassbare Plattform auf einer etablierten Shop-Basis, die mit jedem neuen Hersteller und jedem neuen Anlass mitwachsen kann. Jeder Mandant erbt die erprobte Grundlage und bekommt sein eigenes, geschlossenes Portal.

Im Zentrum steht die Selbststeuerung durch den Hersteller. Er pflegt seine Produkte selbst und legt fest, welche Kundengruppe wie viel wovon in welchem Zeitraum bestellen darf. Der Außendienst bekommt einen Zugang und bestellt im Rahmen dieser Regeln, der Innendienst einen Admin-Zugang für die Pflege. Alles ist an das Lagerverwaltungssystem angebunden: Bestellungen laufen automatisch ins Lager, kommen mit Rückmeldung zurück, das Versandtracking läuft mit.

Die Lösung

• Mengensteuerung pro Kundengruppe. Der Hersteller legt Abgabemengen und monatliche Bestelllimits je Gruppe fest. Die Plattform setzt sie durch und meldet, wenn ein Kontingent erschöpft ist. Genau das ist der Kern: kontrollierte Abgabe, ohne dass jemand von Hand mitzählen muss.
• Self-Service für Außen- und Innendienst. Der Außendienst bestellt eigenständig, der Innendienst pflegt Produkte und Regeln. Der Umweg über die manuelle Aufnahme entfällt.
• Anbindung an das Lagerverwaltungssystem. Bestellungen, Rückmeldungen und Versandtracking laufen automatisch.
• Reports für den Hersteller. Wer hat was wann bestellt, wie sind die Kontingente ausgelastet: alles selbst einsehbar, jederzeit.
• Mitgewachsene Spezialfunktionen. Über die Jahre kamen Bausteine dazu, die genau die Praxis treffen: vorkonfigurierte Bestellungen, um neue Mitarbeiter mit Basismaterial auszustatten, Musterwarenkörbe, die Rückführung von Messe-Fallständen und ein Messe-Rechner, der aus der erwarteten Besucherzahl automatisch die passende Materialmenge ermittelt, auf Basis der vom Hersteller je Messe freigegebenen Artikel.

Die Wendung

Was als internes Bestell-Tool für den Außendienst begann, ist über die Jahre zur tragenden Infrastruktur geworden. Mit Shopware 5 haben wir die Plattform für eine zweite Zielgruppe geöffnet: nicht mehr nur der eigene Außendienst, sondern Kunden und Großhändler bestellen direkt. Damit kam die Bezahlung ins Spiel, und die Plattform liefert seither auch die Buchhaltungsdaten, mit denen das gesamte Order-to-Cash des Logistik-Dienstleisters arbeiten kann.

Den vorläufigen Höhepunkt bildet die leistungsfähigste Ausbaustufe für einen großen Pharmahersteller. Wir haben die bewährten Module auf Shopware 5 portiert, verfeinert und an eine besonders anspruchsvolle Konstellation angepasst: Deutschland und Österreich werden von einem Logistiker bedient, die Schweiz von einem anderen. Beide Lager- und Bestellsysteme laufen jetzt in einem einzigen Shop zusammen, mit fein abgestuften Kundengruppen, Zugriffsrechten und Bestellmengen.

Der rote Faden über alle Stufen: Die Steuerung, wer wie viel bekommt, wurde immer feiner, nie umständlicher.

Das Ergebnis

• Seit über einem Jahrzehnt im Einsatz, für mehrere Pharma-Hersteller, in vielen Iterationen gemeinsam weiterentwickelt und betreut, mit Software-Pflege und Support für den Logistik-Dienstleister wie für die Hersteller.
• Der Hersteller steuert sein Werbemittel selbst, der Außendienst bestellt ohne Umweg, der Logistik-Dienstleister hat Bestellung, Versand und Abrechnung in einem Fluss.
• Die Plattform wird weiter ausgebaut und an neue Hersteller ausgerollt. Jede neue Anforderung ist eine Konfiguration oder ein Modul, keine Neuentwicklung von vorn.

Was diese Geschichte zeigt

Eine gute Plattform löst nicht ein Problem und ist fertig, sie wächst mit dem Geschäft. Weil wir die Shop-Technik und die Logistik dahinter beide beherrschen, ist aus einem schlichten Bestellzugang über die Jahre ein System geworden, das Vertrieb, Lager und Abrechnung verbindet.

Im offenen Handel baut man Shops, die verkaufen. Hier bauen wir Shops, die zugleich steuern, wer was bekommen darf, und die Bestellung, Lager und Abrechnung zusammenführen. Dasselbe Handwerk aus dem E-Commerce, unter den strengeren Regeln der Pharma-Distribution.

B2B-Bestellportale wie diese sind ein Kernstück unserer Individualentwicklung - und ein gutes Beispiel dafür, wie Non-GxP-Systeme den Alltag der Pharma-Logistik entlasten.