Aus verstreuten Abliefernachweisen ein durchsuchbares Kundenportal

Auf einen Blick

• Ausgangslage: Ein Pharma-Logistik-Dienstleister bekam Abliefernachweise mehrerer Mandanten in drei verschiedenen Formaten, unsortiert und ohne Zuordnung zu Auftrag oder Mandant.
• Lösung: Drei Hintergrunddienste lesen, vereinheitlichen und ordnen die Belege automatisch über die Bestellnummer zu, ein mandantenfähiges Portal macht sie durchsuchbar.
• Ergebnis: Aus der internen Aufräumarbeit ist ein seit Jahren produktiver Self-Service geworden, den der Dienstleister heute seinen eigenen Kunden anbietet.

Die Ausgangslage

Ein Pharma-Logistik-Dienstleister versendet Arzneimittel im Auftrag mehrerer Mandanten, jeweils eigenständige Pharmaunternehmen in Deutschland und Österreich. Jede Auslieferung erzeugt einen Abliefernachweis, den Proof of Delivery (POD). In der regulierten Pharma-Distribution ist dieser Nachweis Pflicht: Er muss zugeordnet, aufbewahrt und auf Anfrage auffindbar sein.

Das Problem lag in der Heterogenität der Quellen. Die Versanddienstleister liefern ihre Nachweise grundverschieden: der eine als PDF-Belege, der andere als TIFF-Bilddateien in ZIP-Archiven samt begleitender CSV, jeder mit eigener Dateibenennung, eigenen Referenznummern und eigenen Datumskonventionen. Die Nachweise treffen zeitversetzt ein und landen zunächst in einem gemeinsamen Pool, ohne Bezug zu Auftrag oder Mandant. Manuell ist das weder durchsuchbar noch mandantengerecht zu trennen, und mit jedem weiteren Mandanten und Versender wächst der Aufwand schneller als linear.

Unser Ansatz

Wir haben nicht drei Insellösungen gebaut, sondern ein Gesamtsystem entworfen. Zuerst haben wir die Quellen analysiert und einen gemeinsamen Nenner gesucht, über den sich jeder Beleg eindeutig zuordnen lässt: die Bestellnummer, die das SAP-gestützte Lagerverwaltungssystem des Dienstleisters führt. An dieser Klammer richtet sich die gesamte Verarbeitung aus.

Die Lösung

Drei Hintergrunddienste binden je eine Quelle an und überführen sie in ein einheitliches Ziel:

• Einlesen und Entdoppeln. Jeder Dienst holt seine Dateien per SFTP, erkennt bereits verarbeitete Lieferungen und archiviert die Quelldaten, bevor verarbeitet wird. Kein Beleg wird doppelt eingespielt, keiner geht verloren.
• Vereinheitlichen. ZIP-Archive werden entpackt, TIFF-Bilder nach PDF konvertiert und alle Belege auf ein einheitliches Namensschema gebracht: Mandant, Datum, Sendungs- und Auftragsnummer.
• Zuordnen über die Bestellnummer. Die Belege werden gegen die SAP-Exporte des Lagerverwaltungssystems abgeglichen und so dem richtigen Mandanten und Auftrag zugewiesen. Belege ohne eindeutige Zuordnung wandern in einen Klärungsordner statt verloren zu gehen.
• Verspätete Belege abfangen. Weil Versanddaten und Lagerexporte nicht zeitsynchron eintreffen, verarbeitet das System eine Lieferung über ein konfigurierbares Zeitfenster nach. Nachzügler finden so trotzdem ihren Auftrag.
• Ordnen und protokollieren. Die zugeordneten Belege liegen in einer klaren Struktur nach Mandant, Versender, Jahr und Monat im zentralen Pool, nachvollziehbar protokolliert. Der Prozess läuft vollautomatisch im Viertelstundentakt, mit Wiederholungslogik und Übertragungsprüfung.

Für einen Mandanten mit eigener IT haben wir den Weg zu Ende gedacht: Seine zugeordneten Belege werden zusätzlich automatisch auf seine eigenen Systeme übertragen, mandantengetrennt nach Landesgesellschaft.

Aus Pflicht wird Mehrwert

Auf dem geordneten Pool haben wir ein mandantenfähiges Web-Portal gesetzt. Jeder Kunde des Dienstleisters sieht ausschließlich seine eigenen Nachweise. Er sucht in Echtzeit nach Sendungs- oder Auftragsnummer und Datum, lädt einzelne Belege oder stellt sich ganze Sammlungen zusammen und zieht sie als ZIP-Paket, rund um die Uhr und zweisprachig.

Damit kippt die Logik der Aufgabe. Was als internes Werkzeug begann, um Belege zu sortieren, ist heute ein eigenständiger Self-Service, den der Dienstleister seinen Kunden als Teil seiner Leistung anbietet. Aus einer Nachweispflicht wurde ein Argument im eigenen Vertrieb.

Das Ergebnis

• Heterogene Nachweise aus mehreren Versandquellen, vollautomatisch vereinheitlicht und über die Bestellnummer dem richtigen Mandanten zugeordnet.
• Durchsuchbar, mandantengetrennt, nachvollziehbar abgelegt, mit Aufbewahrung über die geforderte Frist.
• Self-Service rund um die Uhr statt manueller Anfragen beim Dienstleister.
• Seit Jahren produktiv, der älteste Baustein läuft seit 2019, und um neue Versender oder Mandanten erweiterbar, ohne den Kern anzufassen.

Was diese Geschichte zeigt

Der Kern war nicht ein einzelnes Format oder eine einzelne Schnittstelle. Der Kern war, das Gesamtsystem zu denken: Quellen anbinden, Unterschiede einebnen, sauber zuordnen und das Ergebnis so bereitstellen, dass am Ende ein Kunde es selbst nutzen kann. Genau das ist die Software, die zwischen den bestehenden Systemen fehlt.

Was ein digitaler Abliefernachweis grundsätzlich leisten muss, haben wir in einem eigenen Ratgeber zusammengefasst - und wie wir als IT-Dienstleister für die Pharma-Logistik arbeiten, steht auf unserer Pharma-Strecke.